Migreren van Recharge of Appstle zonder klantverlies

Waarom migreren riskant voelt

Abonnementen migreren van Recharge of Appstle naar een andere app is spannender dan een gewone appwissel: er lopen actieve abonnementen, opgeslagen betaalgegevens en een historie van facturen. Een verkeerd uitgevoerde migratie kan leiden tot dubbele facturen, gemiste incasso's of klanten die opeens hun betaalgegevens opnieuw moeten invoeren. Met een gestructureerd plan is dat risico te beheersen. Dit artikel loopt het proces stap voor stap door: export, kolomkoppeling, dry-run, machtigingen opnieuw vastleggen, communicatie en controle na livegang.

Stap 1: exporteren uit Recharge of Appstle

Begin met een volledige export van je huidige abonnementendata. De meeste apps bieden een CSV-export van klanten, actieve abonnementen, selling plans, volgende factuurdatum en gebruikte betaalmethode. Vraag ook een export van de orderhistorie op, zodat je klantwaarde en levensduur kunt reconstrueren als dat nodig is voor rapportages. Bewaar de ruwe exports apart van de bestanden die je bewerkt, zodat je altijd kunt teruggrijpen op de brondata.

Stap 2: kolomkoppeling en opschonen

Elke app gebruikt eigen kolomnamen en statussen voor abonnementen: actief, gepauzeerd, geannuleerd, verlopen. Voordat je de data importeert, koppel je de kolommen uit de export aan de velden die Loyalo verwacht: klant, product, frequentie, volgende factuurdatum, prijs en status. Let extra op afwijkende statuswaarden en op abonnementen met een handmatige korting of aangepaste frequentie. Die vallen vaak buiten het standaardpatroon en verdienen een aparte controle.

Stap 3: controleren vóór je importeert

Na het uploaden controleert Loyalo elke regel voordat er iets wordt aangemaakt: het product, het plan en bij iDEAL de machtiging. Je ziet per regel wat er gaat gebeuren en wat niet klopt. Loop daarnaast zelf een aantal representatieve abonnementen na: een maandelijks abonnement, een abonnement met korting, een gepauzeerd abonnement en een abonnement met een mislukte laatste betaling. Klopt de volgende factuurdatum, het bedrag en de status, dan importeer je.

1. Uploaden en laten controlerenUpload de export. Loyalo controleert elke regel en toont de fouten, zonder iets aan te maken.
2. Steekproef controlerenVergelijk voor een aantal abonnementen de brondata met wat Loyalo gaat aanmaken: datum, bedrag, status, klantgegevens.
3. Afwijkingen corrigerenPas de kolomkoppeling of het bronbestand aan totdat de steekproef klopt, en upload opnieuw.
4. ImporterenImporteer pas als de controle zonder afwijkingen is. De import stuurt geen e-mails naar klanten.

Stap 4: machtigingen en betaalgegevens

Of een machtiging meegaat, hangt af van waar die staat. Staan de iDEAL-machtigingen in je eigen Mollie-account, dan gebruikt Loyalo die opnieuw en merkt de klant niets. Kaarten die in Shopify zijn opgeslagen, lopen ook door. Staat de machtiging bij een andere partij, dan moet de klant hem één keer opnieuw geven. Doe dat met een korte, duidelijke flow: één klik vanuit een e-mail naar een pagina waar de klant met een betaling van € 0,01 de nieuwe machtiging vastlegt. Hoe minder stappen, hoe meer klanten het doen.

• Steekproef gecontroleerd vóór de import, inclusief pauzes en kortingen
• Kolomkoppeling gecontroleerd op afwijkende statussen en frequenties
• De e-mail voor een nieuwe machtiging getest met een testklant, als die nodig is
• Communicatieplanning klaar: vooraankondiging, herinnering, bevestiging
• Support-team geïnformeerd over veelgestelde vragen tijdens de overstap
• Rollback-scenario besproken voor het geval de livegang moet worden uitgesteld

De volgorde van overschakelen

De meeste ongelukken bij een migratie komen door de volgorde, niet door de data. Twee apps die allebei afschrijven, geven dubbele afschrijvingen; geen van beide geeft een gemiste levering. Houd daarom deze volgorde aan. De import zelf schrijft niets af, dus je hebt de tijd om te controleren.

1. Neem eerst de plannen overKopieer de abonnementsplannen van je oude app, zodat nieuwe abonnees vanaf dat moment in de nieuwe app binnenkomen.
2. Importeer en controleer een steekproefVergelijk voor een aantal klanten het product, de prijs en de volgende datum met je oude app.
3. Stop de afschrijvingen in de oude appDoe dat vóór de eerstvolgende afschrijfdatum en zonder dat de oude app klanten een opzegmail stuurt.
4. Zet afschrijven aan in de nieuwe appVanaf dat moment loopt elke levering via Loyalo. Ruim de oude app pas op als de eerste ronde goed is gegaan.

Stap 5: communicatie en controle na livegang

Na livegang controleer je de eerste incassoronde nauwkeurig: hoeveel incasso's zijn geslaagd en welke klanten nog een machtiging moeten geven. Zet voor de eerste twee tot drie weken een dagelijkse check in het dashboard, zodat je snel kunt bijsturen bij een piek in mislukte incasso's of supportvragen.

Veelgestelde vragen