Wat is SEPA-incasso?
SEPA-incasso is een betaalmethode waarbij je, met toestemming van de klant, zelf bedragen van zijn bankrekening afschrijft. Die toestemming heet een machtiging of mandaat. Jij start de betaling, niet de klant. Het werkt in euro's en in het hele SEPA-gebied.
Een abonnement of herhaalbestelling vraagt om een betaalmethode die je kunt gebruiken zonder dat de klant er elke keer bij is. In Nederland is dat meestal SEPA-incasso, in de volksmond automatische incasso, vaak gestart met een betaling via iDEAL. Hieronder staat hoe een machtiging werkt, welke termijnen je moet kennen en wat je als webshop moet regelen.
Er zijn twee varianten. De gewone variant (Core) is bedoeld voor consumenten en geeft de klant het recht om een afschrijving terug te laten boeken. De zakelijke variant (B2B) is alleen voor bedrijven: de bank van de klant controleert de machtiging vooraf en een goedgekeurde afschrijving kan niet worden teruggeboekt. Webshops gebruiken vrijwel altijd de gewone variant, en daarover gaat de rest van dit artikel.
Wat is een SEPA-machtiging?
Een SEPA-machtiging is de toestemming die de klant je geeft om bedragen van zijn rekening af te schrijven. De machtiging is de afspraak; de incasso is de afschrijving die je op grond daarvan doet. Zonder geldige machtiging is een incasso onterecht, en dan kan de klant zijn geld tot dertien maanden na de afschrijving terugvragen.
In een machtiging staat in de regel:
- Wie mag incasseren: de naam van de incassant
- Van welke rekening: de naam en het rekeningnummer (IBAN) van de klant
- Of de machtiging eenmalig of doorlopend is
- Een uniek kenmerk van de machtiging
- De datum waarop de klant de machtiging gaf
De klant geeft de machtiging één keer. Daarna vallen de volgende afschrijvingen eronder, zonder dat hij er opnieuw iets voor hoeft te doen. Incasseer je via een betaaldienst, dan legt die de machtiging voor je vast.
Eenmalige of doorlopende machtiging
Een eenmalige machtiging geldt voor één afschrijving. Een doorlopende machtiging geldt voor alle afschrijvingen tot de klant hem intrekt. Voor een abonnement heb je een doorlopende machtiging nodig: je weet vooraf niet hoeveel leveringen er volgen.
De variant en het soort machtiging zie je terug in de naam die veel Nederlandse banken bij de afschrijving op het afschrift zetten. 'SEPA Incasso Algemeen Doorlopend' is een afschrijving in de gewone variant (Core) op een doorlopende machtiging. Dat is de vorm die een webshop voor een abonnement gebruikt, en de klant kan zo'n afschrijving binnen acht weken laten terugboeken. 'SEPA Incasso Bedrijven' is de zakelijke variant (B2B): alleen voor bedrijven, en een goedgekeurde afschrijving kan daar niet worden teruggeboekt.
Hoe je online een machtiging krijgt
Op papier is een machtiging een formulier met een handtekening. Online is de gangbare weg een eerste betaling. De klant betaalt de eerste bestelling met iDEAL, en uit die betaling legt de betaaldienst, bijvoorbeeld Mollie, de machtiging vast op het rekeningnummer waarmee is betaald. Voor de klant voelt het als een gewone iDEAL-betaling; voor jou is het de start van de incasso's.
- Eerste betalingDe klant rekent de eerste bestelling af met iDEAL en gaat akkoord met de volgende afschrijvingen.
- Machtiging vastgelegdDe betaaldienst koppelt een doorlopende machtiging aan het rekeningnummer van die betaling.
- AankondigingVoor elke volgende afschrijving laat je de klant weten welk bedrag wanneer wordt afgeschreven.
- Incasso ingediendOp de afgesproken datum dien je de incasso in. De verwerking duurt een paar werkdagen.
- Betaald of misluktLukt de afschrijving, dan is de levering betaald. Lukt hij niet, dan volgt een nieuwe poging of een betaalverzoek aan de klant.
Termijnen die je moet kennen
| Termijn | Wat het betekent | Gevolg voor je webshop |
|---|---|---|
| Aankondiging: uiterlijk 14 dagen vooraf, tenzij je een kortere termijn met de klant hebt afgesproken | De klant weet vooraf welk bedrag wanneer wordt afgeschreven | Leg een kortere termijn vast in je voorwaarden en stuur voor elke levering een herinnering |
| Verwerking: een paar werkdagen | Een incasso is niet meteen bevestigd, zoals een iDEAL-betaling | De betaling staat eerst open; uitbetaling door je betaaldienst kan langer duren |
| Terugboeken zonder opgaaf van reden: 8 weken | De klant kan de afschrijving via zijn bank laten terugboeken (storneren) | Een betaalde levering kan alsnog onbetaald worden |
| Onterechte incasso: 13 maanden | Zonder geldige machtiging kan de klant tot 13 maanden na de afschrijving zijn geld terugvragen | Bewaar wanneer en hoe de machtiging is gegeven |
| Machtiging vervalt: 36 maanden zonder incasso | Een machtiging die drie jaar niet is gebruikt, is niet meer geldig | Een klant die lang heeft gepauzeerd, moet opnieuw machtigen |
De termijnen komen uit de regels voor SEPA-incasso en gelden voor de gewone variant. Je betaaldienst kan eigen grenzen hanteren, zoals een maximumbedrag per incasso. Laat de tekst van je machtiging en je voorwaarden controleren door iemand die er verstand van heeft; dit artikel is geen juridisch advies.
Waarom een incasso mislukt
- Er staat te weinig saldo op de rekening op het moment van afschrijven
- De rekening is opgeheven of geblokkeerd
- De klant heeft de machtiging ingetrokken of de incasso bij zijn bank geblokkeerd
- De klant laat de afschrijving achteraf terugboeken
De eerste oorzaak is meestal tijdelijk: een paar dagen later staat er wel saldo. Daarom werkt een schema met nieuwe pogingen, bij voorkeur kort na de dag waarop salaris binnenkomt. Bij de andere oorzaken heeft opnieuw proberen geen zin en moet de klant zelf iets doen: betalen via een link of een nieuwe machtiging geven.
Incasso, kaart of iDEAL
| Betaalmethode | Terugkerend? | Sterk punt | Let op |
|---|---|---|---|
| iDEAL | Nee, eenmalig | Vertrouwd en meteen bevestigd | Alleen geschikt voor de eerste betaling |
| SEPA-incasso | Ja | Loopt door zonder vervaldatum, zolang de machtiging wordt gebruikt | Verwerking duurt dagen; terugboeken kan tot 8 weken |
| Creditcard of Shop Pay | Ja | Het resultaat is er meteen | Een kaart verloopt, en niet elke klant heeft er een |
De combinatie die in Nederland het meest voor de hand ligt, is iDEAL voor de eerste betaling en SEPA-incasso voor de rest. Bied een kaart ernaast aan voor klanten die dat liever hebben.
Wat je als webshop moet regelen
- Een betaaldienst waarbij SEPA-incasso is geactiveerd op je account
- Een duidelijke tekst bij het afrekenen: de klant gaat akkoord met de volgende afschrijvingen
- De termijn van de aankondiging in je voorwaarden, en een herinnering voor elke levering
- Een herkenbare omschrijving op het afschrift, zodat de klant de afschrijving thuis kan brengen
- Een schema voor mislukte betalingen, met een e-mail waarin de klant direct kan betalen
- Een manier voor de klant om van rekening te wisselen
- Opzeggen en pauzeren zonder omweg: een klant die niet kan opzeggen, boekt terug
SEPA-incasso via Mollie: zo loopt het in Loyalo
Loyalo gebruikt je eigen Mollie-account. De klant betaalt de eerste bestelling met iDEAL en Loyalo legt daaruit de machtiging vast. Voor elke levering maakt Loyalo de order aan in Shopify en dient de incasso in bij Mollie; zodra de afschrijving is gelukt, staat de order op betaald. Op het afschrift van de klant staan de naam van je winkel en het ordernummer. Het geld gaat rechtstreeks naar je Mollie-account. Abonnementen met een creditcard lopen via Shopify.
Mislukt een afschrijving, dan volgt het schema voor nieuwe pogingen, standaard na 1, 3 en 5 dagen. De klant krijgt bij elke poging een e-mail met een betaallink; betaalt hij daarmee, dan is de machtiging meteen vernieuwd. Laat een klant een betaalde afschrijving terugboeken, dan krijgt de order in Shopify de tag loyalo-stornering en int Loyalo het bedrag opnieuw via datzelfde schema. Van rekening wisselen doet de klant in het portaal, met een betaling van € 0,01 via iDEAL.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een SEPA-machtiging en een SEPA-incasso?
De machtiging is de toestemming van de klant; de incasso is de afschrijving die je op grond daarvan doet. Een doorlopende machtiging geeft de klant één keer, en daarna vallen alle volgende incasso's eronder tot hij hem intrekt.
Wat betekent 'SEPA Incasso Algemeen Doorlopend' op mijn afschrift?
Dat een bedrijf een bedrag van je rekening heeft afgeschreven op een doorlopende machtiging, in de gewone variant voor consumenten. Zo'n afschrijving kun je binnen acht weken via je bank laten terugboeken. Staat er 'SEPA Incasso Bedrijven', dan is het de zakelijke variant, waarbij een goedgekeurde afschrijving niet kan worden teruggeboekt.
Is automatische incasso hetzelfde als SEPA-incasso?
Ja. De automatische incasso loopt in Nederland via het Europese SEPA-systeem. De naam verschilt, de regels zijn dezelfde.
Hoe lang kan een klant een incasso laten terugboeken?
Tot acht weken na de afschrijving, zonder opgaaf van reden. Was er geen geldige machtiging, dan kan het tot dertien maanden na de afschrijving.
Heb ik een incassocontract met mijn bank nodig?
Niet als je incasseert via een betaaldienst zoals Mollie; die dient de incasso's voor je in. Wil je rechtstreeks via je eigen bank incasseren, dan heb je daar wel een contract voor nodig.
Is er een maximumbedrag?
Dat hangt af van je betaaldienst. Bij Mollie is de standaardlimiet voor een SEPA-incasso € 1.000 per betaling. Controleer de actuele limiet in je eigen account.
Werkt SEPA-incasso ook buiten Nederland?
Ja, in alle landen van het SEPA-gebied en in euro's. Wat per land verschilt is de eerste betaling waarmee de machtiging wordt vastgelegd: in Nederland is dat iDEAL, en die gebruikt Loyalo.
Wat gebeurt er met een machtiging als een klant lang pauzeert?
Een machtiging die 36 maanden niet is gebruikt, vervalt. Start het abonnement daarna weer, dan geeft de klant een nieuwe machtiging met een kleine betaling via iDEAL.
Zie hoe incasso via Mollie in Loyalo loopt
In een demo laten we de eerste betaling, de machtiging en het opvangen van een mislukte afschrijving zien.
Demo aanvragen